Hàng về thì hóa đơn và chứng từ ra sao?

Navicosa xuất hóa đơn GTGT trả hàng ủy thác theo trị giá hàng cộng thuế đã nộp, và hóa đơn riêng cho phí dịch vụ, kèm tờ khai hải quan, chứng từ nộp thuế và bộ chứng từ nhập khẩu. Doanh nghiệp dùng bộ hồ sơ này để hạch toán và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Mất bao lâu để hàng về tới kho?

Thời gian phụ thuộc chặng vận chuyển quốc tế và việc mặt hàng có phải kiểm tra chuyên ngành hay không. Riêng phần thủ tục trong nước, một lô hàng có chứng từ đầy đủ và không thuộc luồng kiểm hóa có thể thông quan trong vòng vài ngày làm việc kể từ khi hàng cập cảng.

Giải pháp Logistics

Ủy thác xuất nhập khẩu
trọn gói cho doanh nghiệp

Q: Phí ủy thác xuất nhập khẩu được tính như thế nào?

Phí thường tính theo phần trăm trị giá lô hàng, hoặc khoán trọn gói với lô trị giá thấp mà thủ tục nhiều. Mức phí phụ thuộc mặt hàng có thuộc diện kiểm tra chuyên ngành hay không, số lượng chứng từ phải xử lý và phương thức thanh toán quốc tế. Navicosa báo con số cụ thể sau khi xem hồ sơ.

Q: Công ty có vốn đầu tư nước ngoài có ủy thác xuất nhập khẩu được không?

Được. Tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài thực hiện quyền xuất khẩu, nhập khẩu và phân phối theo phạm vi ghi trong giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam. Khi mặt hàng nằm ngoài phạm vi đó, ủy thác cho một thương nhân Việt Nam là hướng xử lý hợp lệ.

Q: Có mặt hàng nào Navicosa không nhận ủy thác không?

Navicosa không nhận hàng thuộc danh mục cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu hoặc đang tạm ngừng xuất nhập khẩu. Với hàng thuộc diện quản lý theo giấy phép hoặc điều kiện, chúng tôi nhận sau khi rà soát và xác định doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện xin giấy phép của bộ ngành liên quan.

Navicosa đứng tên hợp đồng ngoại thương, thanh toán quốc tế, thông quan và nộp thuế thay doanh nghiệp. Bạn nhận hàng tại kho cùng hóa đơn GTGT đầy đủ để hạch toán và khấu trừ thuế.

Ủy thác nhập khẩu Ủy thác xuất khẩu Thanh toán quốc tế T/T & L/C Hóa đơn GTGT đầy đủ

Gọi tư vấn: 0961 881 582 Gửi hồ sơ qua Zalo Tra cứu mã HS Code

Điều nên biết trước khi ký bất kỳ hợp đồng ủy thác nào

Doanh nghiệp Việt Nam không cần “giấy phép xuất nhập khẩu” riêng. Theo Điều 3 Nghị định 69/2018/NĐ-CP, thương nhân Việt Nam được kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu không phụ thuộc vào ngành nghề đã đăng ký, trừ hàng hóa thuộc danh mục cấm hoặc tạm ngừng.

Nghĩa là phần lớn doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự làm. Ủy thác là lựa chọn về nguồn lực và rủi ro, không phải vì thiếu tư cách pháp lý. Chúng tôi nói rõ điều này ngay từ đầu để bạn quyết định đúng — nếu tự làm hiệu quả hơn, chúng tôi sẽ nói thẳng.

Khi nào ủy thác là lựa chọn hợp lý

Sáu tình huống thực tế mà chi phí ủy thác thấp hơn chi phí tự làm, tính cả thời gian và rủi ro sai sót.

Lô hàng đầu tiên

Nhập lần đầu, chưa có kinh nghiệm khai báo, chưa biết mã HS nào đúng và mức thuế bao nhiêu. Một lần khai sai mã có thể tốn hơn toàn bộ phí ủy thác.

Nhập không thường xuyên

Mỗi năm vài lô. Xây dựng bộ phận xuất nhập khẩu nội bộ cho khối lượng đó không hiệu quả về chi phí.

Chưa mở được L/C

Đối tác nước ngoài yêu cầu thư tín dụng nhưng doanh nghiệp chưa có hạn mức tại ngân hàng, hoặc thủ tục mở mất quá nhiều thời gian.

Doanh nghiệp vốn nước ngoài

Tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài bị giới hạn quyền xuất nhập khẩu và phân phối theo phạm vi giấy chứng nhận đầu tư. Nhiều trường hợp ủy thác là đường hợp lệ.

Hàng cần kiểm tra chuyên ngành

Máy móc đã qua sử dụng, thiết bị có yêu cầu kiểm định, hàng cần công bố hợp quy hay giấy phép của bộ ngành. Thủ tục phức tạp và dễ tắc tại cửa khẩu.

Cần dòng tiền linh hoạt

Chưa muốn ứng trước toàn bộ tiền hàng và thuế. Phương án thanh toán được thỏa thuận trong hợp đồng ủy thác theo từng lô.

Quy trình làm việc

Chọn chiều hàng để xem các bước tương ứng.

Tiếp nhận thông tin và báo phí

Bạn gửi mô tả hàng, catalogue, số lượng và trị giá dự kiến. Navicosa xác định mã HS, mức thuế nhập khẩu, thuế GTGT và các giấy phép chuyên ngành nếu có, rồi báo tổng chi phí.

Ký hợp đồng ủy thác

Hợp đồng ghi rõ phạm vi công việc, phí dịch vụ, tiến độ thanh toán và trách nhiệm mỗi bên khi phát sinh — theo quy định về ủy thác mua bán hàng hóa của Luật Thương mại 2005.

Ký hợp đồng ngoại thương

Navicosa đứng tên ký hợp đồng với nhà cung cấp nước ngoài theo đúng điều kiện thương mại và thông số hàng hóa bạn đã chốt.

Thanh toán quốc tế

Chuyển tiền T/T hoặc mở L/C qua ngân hàng, kèm bộ chứng từ hợp lệ. Toàn bộ giao dịch đi qua tài khoản công ty, minh bạch với cơ quan quản lý ngoại hối.

Vận chuyển và thông quan

Theo dõi lịch tàu, nhận chứng từ, mở tờ khai hải quan, xử lý kiểm hóa và kiểm tra chuyên ngành nếu lô hàng thuộc diện phải kiểm.

Nộp thuế và thông quan hàng

Nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu và các sắc thuế khác nếu có. Hàng được thông quan và đưa về kho.

Giao hàng và xuất hóa đơn

Giao hàng tới kho của bạn, bàn giao bộ chứng từ gốc, xuất hóa đơn GTGT trả hàng ủy thác và hóa đơn phí dịch vụ để bạn hạch toán và khấu trừ thuế đầu vào.

Xác định thị trường và yêu cầu chứng từ

Rà soát quy định của nước nhập khẩu, yêu cầu về C/O, kiểm dịch, hun trùng và chứng nhận chất lượng để chuẩn bị đúng ngay từ đầu.

Ký hợp đồng ủy thác và giao hàng nội địa

Bạn xuất hóa đơn GTGT bán hàng cho Navicosa theo hợp đồng ủy thác. Đây là căn cứ để hoàn thuế và hạch toán về sau.

Ký hợp đồng với người mua nước ngoài

Navicosa đứng tên hợp đồng xuất khẩu, thống nhất điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán với người mua.

Thủ tục hải quan xuất khẩu

Mở tờ khai xuất, xin C/O ưu đãi theo hiệp định thương mại tự do phù hợp, hoàn tất kiểm dịch và hun trùng nếu hàng yêu cầu.

Giao hàng lên phương tiện

Đóng hàng, hạ bãi, thông quan và giao lên tàu hoặc máy bay. Gửi bộ chứng từ cho người mua theo đúng phương thức đã thỏa thuận.

Nhận thanh toán và quyết toán

Nhận tiền từ người mua, chuyển trả cho bạn sau khi trừ phí dịch vụ, bàn giao đầy đủ tờ khai và chứng từ phục vụ hoàn thuế.

Navicosa làm gì, bạn làm gì

Ranh giới trách nhiệm rõ ràng ngay từ hợp đồng, tránh tình trạng đến lúc phát sinh mới tranh cãi ai chịu.

Navicosa phụ trách

Xác định mã HS, tính thuế và rà soát chính sách mặt hàng
Đứng tên ký hợp đồng ngoại thương với đối tác nước ngoài
Thanh toán quốc tế T/T hoặc mở L/C qua ngân hàng
Đặt cước, theo dõi lịch tàu và nhận bộ chứng từ
Khai báo hải quan, xử lý kiểm hóa và kiểm tra chuyên ngành
Nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu
Vận chuyển nội địa, đóng rút container, giao hàng tới kho
Xuất hóa đơn GTGT trả hàng và hóa đơn phí dịch vụ

Bạn cung cấp

Thông tin chính xác về hàng hóa và nhà cung cấp
Catalogue, tài liệu kỹ thuật, hình ảnh sản phẩm
Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Hợp đồng hoặc báo giá đã thống nhất với nhà cung cấp
Xác nhận điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán
Thanh toán tiền hàng, thuế và phí theo tiến độ hợp đồng
Kho nhận hàng và người tiếp nhận tại điểm giao

Chi phí một lô hàng ủy thác gồm những gì

Nhãn cam là khoản Navicosa thu. Nhãn xanh là khoản chi hộ, nộp cho nhà nước hoặc bên thứ ba và hoàn lại chứng từ đầy đủ cho bạn.

Phí dịch vụ ủy thácNavicosa thu

Tính theo phần trăm trị giá lô hàng hoặc khoán trọn gói theo lô, tùy độ phức tạp của mặt hàng và khối lượng chứng từ. Báo cụ thể sau khi xem hồ sơ.

Tiền hàngChi hộ

Trị giá thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài theo hợp đồng ngoại thương.

Thuế nhập khẩuChi hộ

Theo biểu thuế áp cho mã HS của mặt hàng. Có thể giảm nếu lô hàng đủ điều kiện hưởng ưu đãi theo hiệp định thương mại tự do và có C/O hợp lệ.

Thuế GTGT hàng nhập khẩuChi hộ

Nộp tại khâu nhập khẩu. Doanh nghiệp được kê khai khấu trừ đầu vào theo hóa đơn GTGT Navicosa xuất trả hàng.

Cước vận chuyển và phụ phíChi hộ

Cước quốc tế, phụ phí tại cảng, phí nâng hạ, vận chuyển nội địa từ cảng về kho.

Phí ngân hàng và chứng từChi hộ

Phí chuyển tiền quốc tế hoặc phí mở và thanh toán L/C, phí xin C/O, kiểm dịch, hun trùng nếu mặt hàng yêu cầu.

Phát sinh ngoài dự kiếnChi hộ

Lưu container, lưu bãi, kiểm hóa kéo dài. Chỉ phát sinh khi có sự việc thực tế và luôn báo trước kèm chứng từ.

Chuẩn bị trước ba nhóm hồ sơ này

Có đủ ba nhóm dưới đây, chúng tôi báo được phí và thời gian dự kiến ngay trong ngày.

Hồ sơ doanh nghiệpBản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, thông tin người đại diện và người phụ trách lô hàng.

Hồ sơ hàng hóaMô tả chi tiết, catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật, hình ảnh, xuất xứ, số lượng và trị giá dự kiến.

Hồ sơ giao dịchBáo giá hoặc hợp đồng với nhà cung cấp, invoice và packing list nếu đã có, điều kiện giao hàng đã thống nhất.

Câu hỏi thường gặp

Không. Theo Điều 3 Nghị định 69/2018/NĐ-CP, thương nhân Việt Nam được kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu không phụ thuộc vào ngành nghề đã đăng ký kinh doanh, trừ hàng hóa thuộc danh mục cấm hoặc tạm ngừng xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp chỉ cần đăng ký thông tin thuế có hoạt động xuất nhập khẩu. Ủy thác là lựa chọn về nguồn lực và kinh nghiệm, không phải vì thiếu tư cách pháp lý.

Thường tính theo phần trăm trị giá lô hàng, hoặc khoán trọn gói với những lô có trị giá thấp mà thủ tục nhiều. Mức phí phụ thuộc mặt hàng có thuộc diện kiểm tra chuyên ngành hay không, số lượng chứng từ phải xử lý và phương thức thanh toán quốc tế. Navicosa báo con số cụ thể sau khi xem hồ sơ, không báo khoảng chung chung rồi phát sinh sau.

Navicosa xuất hai loại hóa đơn: hóa đơn GTGT trả hàng ủy thác theo trị giá hàng cộng thuế đã nộp, và hóa đơn riêng cho phí dịch vụ. Kèm theo là tờ khai hải quan, chứng từ nộp thuế và bộ chứng từ nhập khẩu. Doanh nghiệp dùng bộ hồ sơ này để hạch toán và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định.

Được, và đây là nhóm khách hàng thường xuyên dùng dịch vụ này. Tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài thực hiện quyền xuất khẩu, nhập khẩu và phân phối theo phạm vi ghi trong giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam. Khi mặt hàng nằm ngoài phạm vi đó, ủy thác cho một thương nhân Việt Nam là hướng xử lý hợp lệ. Cần xem giấy chứng nhận đầu tư cụ thể mới kết luận được.

Thời gian phụ thuộc chủ yếu vào chặng vận chuyển quốc tế và việc mặt hàng có phải kiểm tra chuyên ngành hay không. Riêng phần thủ tục trong nước, một lô hàng thông thường có chứng từ đầy đủ và không thuộc luồng kiểm hóa có thể thông quan trong vòng vài ngày làm việc kể từ khi hàng cập cảng. Chúng tôi báo mốc thời gian dự kiến cho từng lô sau khi xem hồ sơ.

Chúng tôi không nhận hàng thuộc danh mục cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu hoặc đang tạm ngừng xuất nhập khẩu. Với hàng thuộc diện quản lý theo giấy phép hoặc điều kiện, chúng tôi nhận sau khi rà soát và xác định doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện xin giấy phép của bộ ngành liên quan.