Trang chủBốc xếp dọn văn phòng là việc đóng gói, khiêng vác và sắp xếp lại toàn bộ hồ sơ, thiết bị và nội thất của khối văn phòng khi doanh nghiệp đổi mặt bằng. Navicosa nhận dọn văn phòng cho nhà máy, khu công nghiệp và doanh nghiệp có khối văn phòng gắn liền nhà xưởng. Gọi 0961 881 582 để đặt khảo sát.
Bốc xếp dọn văn phòng nhà máy gồm những hạng mục nào?
Bốc xếp dọn văn phòng nhà máy khác với dọn văn phòng cho thuê ở chỗ khối lượng hồ sơ lớn hơn nhiều, và phần lớn tài liệu thuộc diện phải lưu trữ theo quy định. Đây là lý do khâu đánh số và kiểm đếm quan trọng hơn khâu khiêng vác.
Sáu nhóm hạng mục trong một lần dọn:
- Hồ sơ tài liệu: chứng từ kế toán, hồ sơ nhân sự, hồ sơ chất lượng, bản vẽ kỹ thuật. Nhóm chiếm nhiều thời gian nhất và cũng nhạy cảm nhất.
- Thiết bị công nghệ thông tin: máy tính, máy in, máy photocopy, tủ rack và thiết bị mạng.
- Két sắt và tủ hồ sơ nặng: món khó nhất trong văn phòng, thường vượt tải trọng thang máy.
- Nội thất: bàn ghế, tủ tài liệu, vách ngăn, ghế xoay, kệ trưng bày.
- Thiết bị phòng họp và khu tiếp khách: màn hình, máy chiếu, sofa, tủ mát.
- Hoàn trả mặt bằng cũ: tháo vách ngăn, gỡ decal, tháo bảng hiệu, sơn lại theo hợp đồng thuê.
Nếu doanh nghiệp chuyển cả nhà xưởng chứ không riêng khối văn phòng, xem dịch vụ chuyển kho xưởng để làm gọn trong một đầu mối.
Bốc xếp hồ sơ tài liệu khi dọn văn phòng
Hồ sơ tài liệu là hạng mục rủi ro nhất khi dọn văn phòng nhà máy, không phải vì nặng mà vì thất lạc một thùng chứng từ có thể gây rắc rối kéo dài nhiều tháng. Nguyên tắc là đóng gói theo phòng ban, không trộn lẫn giữa các bộ phận.
Cách chúng tôi làm với nhóm này:
- Đóng thùng theo phòng ban, không theo tủ: mỗi thùng chỉ chứa hồ sơ của một bộ phận, dán nhãn ghi rõ tên phòng và số thứ tự.
- Lập danh mục thùng trước khi chuyển: người phụ trách của từng phòng ký xác nhận số thùng bàn giao, đối chiếu lại khi nhận.
- Niêm phong thùng hồ sơ nhạy cảm: hồ sơ nhân sự, chứng từ kế toán và tài liệu mật do người của doanh nghiệp tự đóng và niêm phong, đội bốc xếp chỉ khiêng.
- Giữ nguyên thứ tự trong tủ: xếp theo đúng trật tự cũ để bên mới mở ra là dùng được ngay, không phải sắp xếp lại từ đầu.
Với hồ sơ lưu trữ lâu năm để trong kho, khối lượng thường lớn hơn ước tính của khách khá nhiều. Anh chị nên đếm sơ số mét dài giá hồ sơ trước khi gọi để việc báo giá sát hơn.
Bốc xếp thiết bị IT, công nghệ khi dọn văn phòng
Thiết bị công nghệ thông tin là nhóm cần phân định trách nhiệm rõ nhất giữa doanh nghiệp và đội bốc xếp. Ranh giới thông thường: bộ phận IT của nhà máy chịu trách nhiệm ngắt kết nối, sao lưu và đấu nối lại; đội bốc xếp chịu trách nhiệm đóng gói, khiêng vác và vận chuyển.
Ba lưu ý kỹ thuật:
- Chụp hình mặt sau thiết bị trước khi tháo cáp: tủ rack và máy chủ có hàng chục sợi cáp giống nhau, không có ảnh thì đấu lại rất mất thời gian.
- Tháo rời tủ rack thay vì khiêng nguyên: tủ rack đầy thiết bị có thể nặng vài trăm ký và trọng tâm rất cao, khiêng nguyên là rủi ro đổ.
- Vận chuyển riêng ổ cứng và thiết bị lưu trữ: nên do người của doanh nghiệp cầm theo, không xếp chung lên xe tải.
Máy photocopy và máy in công nghiệp thuộc nhóm nặng và có bộ phận quang học dễ lệch, nên nhiều hãng yêu cầu kỹ thuật viên của hãng khóa trục trước khi di chuyển. Anh chị kiểm tra điều khoản bảo hành trước ngày dọn.
Bốc xếp két sắt khi dọn văn phòng
Két sắt là món khó nhất trong toàn bộ công việc dọn văn phòng, vì trọng lượng tập trung vào diện tích rất nhỏ. Két văn phòng phổ thông nặng từ 100 đến 500 kg, két ngân hàng và két chống cháy cỡ lớn có thể lên tới 2 tấn.
Ba tình huống và cách xử lý:
- Két dưới 300 kg, có thang máy chở hàng: dùng rùa đẩy chuyên dụng, kê ván bảo vệ sàn và kiểm tra tải trọng thang trước.
- Két nặng hơn tải trọng thang máy: đưa xuống bằng cầu thang với rùa và dây hãm, cần đủ người và phải chặn lối đi trong lúc thao tác.
- Két quá nặng cho cầu thang: cẩu qua cửa sổ hoặc ban công bằng xe cẩu, phương án này cần khảo sát trước để xác định vị trí cẩu đứng.
Kinh nghiệm thực tế: khách thường không biết két nặng bao nhiêu vì đã đặt cố định nhiều năm. Anh chị tìm số hiệu model dán trên thân két rồi tra khối lượng theo tài liệu nhà sản xuất, chính xác hơn ước lượng bằng mắt rất nhiều. Nguyên tắc chọn thiết bị theo trọng lượng kiện xem thêm tại bốc xếp hàng nặng.
Dọn văn phòng nhà máy không làm gián đoạn vận hành
Dọn văn phòng nhà máy hầu như luôn phải làm ngoài giờ hành chính, vì khối văn phòng dừng là kéo theo sản xuất, mua hàng và giao nhận đều dừng theo. Khung giờ phổ biến là chiều thứ Sáu tới hết Chủ nhật.
Ba việc quyết định thứ Hai nhân viên tới có làm việc được ngay hay không:
- Sơ đồ chỗ ngồi dán sẵn tại mặt bằng mới: mỗi vị trí ghi tên bộ phận và số thùng tương ứng, đội bốc xếp đặt đúng chỗ ngay từ đầu thay vì để giữa phòng.
- Mạng và điện hoàn thiện trước ngày dọn: đây là hạng mục thường trễ nhất, và nếu chưa xong thì mọi thứ khác xong cũng vô nghĩa.
- Chuyển trước nhóm ít dùng: hồ sơ lưu trữ, tài liệu cũ, nội thất dự phòng chuyển từ tuần trước để cuối tuần chỉ còn phần đang dùng.
Với nhà máy có nhiều bộ phận, nên chia đợt theo phòng ban thay vì chuyển cả khối cùng lúc. Bộ phận nào chuyển xong bộ phận đó làm việc lại được ngay, không phải chờ toàn bộ hoàn tất.
Giá bốc xếp dọn văn phòng nhà máy
Chi phí dọn văn phòng tính theo khối lượng công việc thực tế, thường quy về số nhân sự nhân số ca, cộng thêm phần vận chuyển và các hạng mục đặc biệt. Diện tích văn phòng chỉ là con số tham khảo ban đầu, vì hai văn phòng cùng diện tích có thể chênh nhau nhiều lần về khối lượng hồ sơ.
| Hạng mục | Cách tính | Yếu tố ảnh hưởng |
| Nhân công đóng gói | Theo người theo ca | Số lượng hồ sơ, mức độ phân loại yêu cầu |
| Vận chuyển | Theo chuyến xe tải | Quãng đường, số chuyến, loại xe |
| Két sắt | Khoán theo món | Trọng lượng, tầng, có thang máy hay không |
| Thiết bị nặng | Theo món hoặc theo ca | Máy photocopy, tủ rack, tủ mát |
| Vật tư đóng gói | Theo số lượng thực dùng | Thùng carton, màng PE, xốp chống sốc |
| Hoàn trả mặt bằng | Theo hạng mục | Tháo vách, gỡ decal, sơn lại |
Hai khoản hay phát sinh: phụ thu làm ngoài giờ và cuối tuần, và chi phí chờ nếu mặt bằng mới chưa xong điện nước. Navicosa ghi rõ cả hai trong báo giá. Cách so sánh báo giá giữa các đơn vị xem thêm tại giá bốc xếp hàng hóa.
Quy trình bốc xếp dọn văn phòng 5 bước cơ bản
Quy trình gồm năm bước, tính từ buổi khảo sát tới khi bàn giao mặt bằng cũ. Khảo sát cả hai đầu là bắt buộc, vì thang máy và lối đi ở mặt bằng mới quyết định phương án không kém gì mặt bằng cũ.
- Khảo sát hai mặt bằng: đo lối đi, kiểm tra tải trọng và kích thước thang máy, xác định vị trí đỗ xe tải, ghi nhận các món đặc biệt như két sắt và tủ rack.
- Lập kế hoạch và phương án đóng gói: chốt lịch, số nhân sự, số chuyến xe, quy ước đánh số thùng theo phòng ban.
- Đóng gói và đánh số: thùng dán nhãn theo phòng ban, người phụ trách từng bộ phận ký xác nhận số thùng bàn giao.
- Vận chuyển và đặt đúng vị trí: đặt theo sơ đồ chỗ ngồi đã dán sẵn, lắp lại bàn ghế và tủ tại vị trí mới.
- Nghiệm thu và hoàn trả mặt bằng cũ: đối chiếu danh mục thùng, dọn dẹp và bàn giao mặt bằng cũ cho chủ nhà.
Hoàn trả mặt bằng văn phòng cũ
Hoàn trả mặt bằng là hạng mục hay bị bỏ quên khi lập ngân sách dọn văn phòng, dù phần lớn hợp đồng thuê văn phòng đều buộc trả nguyên trạng như khi nhận. Kiểm tra điều khoản này trước khi chốt ngân sách, không phải sau khi đã chuyển xong.
Những việc thường nằm trong phạm vi hoàn trả:
- Tháo vách ngăn và trần giả tự lắp thêm: phần cải tạo do bên thuê làm thường phải tháo bỏ.
- Gỡ decal, bảng hiệu, logo dán tường: kèm xử lý phần keo còn lại.
- Sơn lại tường và vá lỗ khoan: nhất là các vị trí từng treo màn hình, kệ và bảng.
- Tháo hệ thống mạng và điện tự lắp: dây đi nổi, ổ cắm bổ sung, đèn lắp thêm.
- Dọn rác và tài sản thanh lý: bàn ghế hỏng, thùng carton, thiết bị không mang theo.
Navicosa nhận cả phần hoàn trả mặt bằng, hoặc chỉ nhận phần bốc xếp nếu doanh nghiệp đã có nhà thầu riêng cho phần sửa chữa. Trong báo giá chúng tôi tách riêng hai phần để anh chị dễ so sánh.
Đặt dịch vụ bốc xếp dọn văn phòng
Cho chúng tôi biết diện tích văn phòng, số nhân sự, địa chỉ hai đầu và các món đặc biệt như két sắt hay tủ rack. Chúng tôi tới khảo sát cả hai mặt bằng rồi báo giá tách theo từng hạng mục. Khảo sát trong địa bàn miền Nam không tính phí. Xem thêm dịch vụ bốc xếp hàng hóa và các công trình đã thực hiện.
CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI NAVICOSA
- Hotline điều xe: 0961 881 582
- Zalo tư vấn nhanh: 0931 822 288
- Email: vantainavicosa@gmail.com
- Văn phòng: 756A Âu Cơ, Tân Bình, TP.HCM
- Bãi xe: Phú An (TP.HCM) · Tân An · KCN Biên Hòa · Phước Thiền (Đồng Nai)
- MST: 3703287136
